Tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu: [Päivämäärä 15.12.2025].

1. Rekisterinpitäjä

Napapiirin seuratanssijat ry [Napapiirintie 10, 96900 Rovaniemi / napapiirinseuratanssijat@gmail.com]

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Leena Vanhatalo, talousvastaava ja varapuheenjohtaja
Sähköposti: napapiirinseuratanssijat@gmail.com
Puhelin: 040 657 6955

3. Rekisterin nimi

Napapiirin seuratanssijat ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijainen peruste on yhdistyksen ja jäsenen välinen sopimus (jäsenyys) sekä yhdistyslain vaatimus jäsenluettelon ylläpidosta.

Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Jäsenyyden hoitaminen: Jäsenmaksujen laskutus ja perintä, jäsenyyden voimassaolon tarkistaminen.
• Tiedottaminen: Jäsenkirjeet, kokouskutsut ja tiedotteet tulevista tapahtumista ja kursseista.
• Toiminnan järjestäminen: Kurssi-ilmoittautumisten hallinta, osallistujalistat ja mahdollisten alennusten (esim. eläkeläiset, opiskelijat, alle 30v) oikeellisuuden tarkistaminen.
• Tilastointi: Toiminnan kehittäminen (tiedot käsitellään tilastoinnissa anonyymisti).

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:

• Perustiedot: Etu- ja sukunimi, kotikunta, postiosoite.
• Yhteystiedot: Sähköpostiosoite, puhelinnumero.
• Syntymäaika: Tarvitaan ikäsidonnaisten alennusten ja ryhmien (esim. nuorten ryhmä) määrittelyyn sekä yhdistyslain mukaiseen jäsenluetteloon.
• Jäsenyystiedot: Jäsenyyden alkamisajankohta, rooli (jäsen, ohjaaja, hallituksen jäsen.)
• Maksutiedot: Laskutushistoria ja suoritukset (jäsenmaksut, kurssimaksut).
• Osallistumistiedot: Ilmoittautumiset tunneille, kursseille tai tapahtumiin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään jäsenhakemuksen, kurssi-ilmoittautumisen (MyClub-palvelun kautta) tai muun asioinnin yhteydessä.

7. Tietojen luovutukset ja siirto

• Järjestelmätoimittajat: Yhdistys käyttää jäsenhallinnassa ulkopuolista palveluntarjoajaa (MyClub), joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Palveluntarjoajan kanssa on huolehdittu tietosuoja-asetuksen mukaisista sopimuksista.
• Viranomaiset: Tietoja luovutetaan viranomaisille vain lain edellyttämissä tapauksissa.
• Muut tahot: Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointitarkoituksiin.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli yhdistys käyttää pilvipalveluita (esim. Google Drive, WhatsApp), varmistetaan, että palveluntarjoaja noudattaa GDPR:n vaatimuksia (esim. Data Privacy Framework).

8. Valokuvaus ja sosiaalinen media

Yhdistyksen tilaisuuksissa saatetaan valokuvata tai videoida toiminnan esittelemiseksi seuran viestintäkanavissa (sähköposti, Facebook, Instagram).

• Julkisissa tilaisuuksissa otettuja yleiskuvia voidaan julkaista ilman erillistä lupaa.
• Tunnistettavista henkilökuvista (esim. lähikuvat, pienryhmät) pyritään pyytämään suostumus kuvattavilta.
• Jäsenellä on oikeus pyytää kuvan poistamista, mikäli hän kokee sen loukkaavaksi tai yksityisyyttään häiritseväksi.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.

• Digitaalinen aineisto: Rekisteri sijaitsee suojatulla palvelimella (MyClub). Pääsy järjestelmään on vain niillä yhdistyksen toimihenkilöillä, joiden tehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä (esim. jäsenrekisterivastaava, rahastonhoitaja, puheenjohtaja). Käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
• Manuaalinen aineisto: Mahdolliset paperiset osallistujalistat tms. säilytetään lukitussa tilassa ja tuhotaan käytön jälkeen asianmukaisesti.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat tiedot rekisteristä. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Jäsen voi myös itse tarkistaa ja päivittää omat tietonsa MyClub-jäsenpalvelun kautta.

Mikäli tiedoissa on virheitä, rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheen korjaamista.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien tietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"), mikäli jäsenyys on päättynyt eikä laakisääteisiä velvoitteita (esim. kirjanpitolaki) tietojen säilyttämiselle enää ole.

12. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika (6 vuotta tilikauden päättymisestä), jonka jälkeen ne poistetaan tai anonymisoidaan.